一、青海人社档案精准共享概述

　　档案管理系统作为数据的最终归集，拥有最为全面、完整的数据，是人社体系中不可或缺的支撑平台。而由于历史遗留原因，造成档案管理工作面临着效率低、难收集、易遗失、无法及时利用等困难，无法为人社公共服务体系建设提供支撑。因此，2018年青海人社开展档案信息化建设，以电子档案为基础，细化元数据管理粒度，完成档案数据全面、集中的收集和管理，保障数据“实时查、精准查、有效查”，打破信息交流的壁垒，实现业务、档案一体化协作。

　　二、青海人社档案精准共享建设思路

　　针对青海人社业务和信息化现状，以实现档案数据精准共享为目的，通过标准建设为支撑，按照档案管理相关法律法规进行信息化建设，扩充档案元数据项，提升业务经办效率、改善公众服务能力。

　　1、规范标准，重点突出

　　从档案管理角度来看，依托社保三号令等相关政策，制定人社档案标准，包括但不限于：档案分类方案、档案保管期限、档案收集制度、档案查阅及复印制度、档案保管制度、档案安全保密制度、档案鉴定规范、档案销毁制度、库房管理制度、库房安全制度等。

　　从档案应用的角度来看，在档案信息化系统建设前需制定档案数据交换标准、业务材料收集规范、元数据标准、接口标准等，确保档案系统与各应用系统进行数据交互和服务调用。

参考标准

　　2、系统建设，规范管理

　　通过建立的的标准为基础，基于J2EE平台体系架构进行档案管理系统的建设，支持人社各类档案类型的管理，完成档案收集、整理、归档、保管、存储、鉴定、统计、利用八个标准环节的规范管理。以业务事项为最小粒度，自定义配置各业务事项的档案元数据，实现档案数据的精准查询;通过加密、下载、打印、拷贝等权限控制，形成档案数据专有的一套安全防扩散机制;支持自动分类和组卷，降低管理人员工作负荷。

档案管理生命周期

　　3、数据交互，业务联办

　　配合敲定业务与档案的协作规范，完成电子档案系统与各类应用系统的对接，将人社业务处理和档案管理进行一体化操作，档案信息在业务处理的过程中得到完善，相关的业务办理也可实时调用档案数据，最终实现业务、档案协同工作。

业务、档案协作

4、档案数字化

　　对历史档案进行档案整理、数字化工作，并将历史电子档案数据批量导入到电子档案系统中，形成电子档案库，真正实现将人社档案数据统一管理。

档案数字化加工效果

　　三、青海人社档案精准共享建设成果

　　业务档案一体化建设，以电子档案系统为基础，融合业务、档案的协作理念，对青海人社信息化发展提供了重要的数据支撑。

　　1、通过标准化工作，提升了档案利用价值。通过统一的档案标准，将全省档案数据集中管理，形成省级电子档案库，为跨区域、跨部门业务联办提供了审批调阅等服务，为全省通办奠定基础。

跨区域业务联办

　　2、通过业务与档案协作，解决了档案人工收集、分类等难点。首先，从源头上解决由于现在档案管理的人员较少、档案收集范围广、收集不全等问题，在业务受理时即时采集档案数据并自动分类，起到了事半功倍的效果;其次，依托系统进行档案采集等工作，有效减少了人员误操作等行为带来的业务风险，如档案丢失、分类错误、录入错误等，而且系统操作自动留痕，可随时进行数据追溯，让业务稽核时有据可依。

解决存在困难

　　3、档案管理自动化，提升了档案管理的效率。在业务受理时，通过接口实时获取档案数据并实现档案自动分类、实时归档、装盒、上架等，将原本人工档案管理的环节利用信息化手段替代，有效提升效率，减少人工成本。

档案管理从人工管理向系统自动管理转变

　　4、通过元数据配置，实现档案精准共享利用。通过扩充元数据项，实现电子档案原文数据的精准查找，随时随地提供业务凭证。同时为群众提供精准的参保/就业的数据轨迹，保障群众知情权。

精准调用档案凭证

　　5、档案数据交互全程留痕，实现业务监管。实现业务办理各环节之间相互制约和在线监督，既能促进参保人数外延式扩大，又能确保基金内涵式增长，有效防范社保基金流失，同时对应对老龄化高峰下的确保发放有着重要而深远的意义。

全程留痕