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青海人社档案精准共享优秀案例

发布日期:2020-10-30 来源:楚天龙股份有限公司 浏览次数:1016

【导读】:2018年青海人社开展档案信息化建设,以电子档案为基础,细化元数据管理粒度,完成档案数据全面、集中的收集和管理,保障数据“实时查、精准查、有效查”,打破信息交流的壁垒,实现业务、档案一体化协作。

一、青海人社档案精准共享概述

  档案管理系统作为数据的最终归集,拥有最为全面、完整的数据,是人社体系中不可或缺的支撑平台。而由于历史遗留原因,造成档案管理工作面临着效率低、难收集、易遗失、无法及时利用等困难,无法为人社公共服务体系建设提供支撑。因此,2018年青海人社开展档案信息化建设,以电子档案为基础,细化元数据管理粒度,完成档案数据全面、集中的收集和管理,保障数据“实时查、精准查、有效查”,打破信息交流的壁垒,实现业务、档案一体化协作。

  二、青海人社档案精准共享建设思路

  针对青海人社业务和信息化现状,以实现档案数据精准共享为目的,通过标准建设为支撑,按照档案管理相关法律法规进行信息化建设,扩充档案元数据项,提升业务经办效率、改善公众服务能力。

  1、规范标准,重点突出

  从档案管理角度来看,依托社保三号令等相关政策,制定人社档案标准,包括但不限于:档案分类方案、档案保管期限、档案收集制度、档案查阅及复印制度、档案保管制度、档案安全保密制度、档案鉴定规范、档案销毁制度、库房管理制度、库房安全制度等。

  从档案应用的角度来看,在档案信息化系统建设前需制定档案数据交换标准、业务材料收集规范、元数据标准、接口标准等,确保档案系统与各应用系统进行数据交互和服务调用。


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参考标准


  2、系统建设,规范管理

  通过建立的的标准为基础,基于J2EE平台体系架构进行档案管理系统的建设,支持人社各类档案类型的管理,完成档案收集、整理、归档、保管、存储、鉴定、统计、利用八个标准环节的规范管理。以业务事项为最小粒度,自定义配置各业务事项的档案元数据,实现档案数据的精准查询;通过加密、下载、打印、拷贝等权限控制,形成档案数据专有的一套安全防扩散机制;支持自动分类和组卷,降低管理人员工作负荷。

  

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档案管理生命周期


  3、数据交互,业务联办

  配合敲定业务与档案的协作规范,完成电子档案系统与各类应用系统的对接,将人社业务处理和档案管理进行一体化操作,档案信息在业务处理的过程中得到完善,相关的业务办理也可实时调用档案数据,最终实现业务、档案协同工作。

  

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业务、档案协作

  

4、档案数字化

  对历史档案进行档案整理、数字化工作,并将历史电子档案数据批量导入到电子档案系统中,形成电子档案库,真正实现将人社档案数据统一管理。

  

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档案数字化加工效果


  三、青海人社档案精准共享建设成果

  业务档案一体化建设,以电子档案系统为基础,融合业务、档案的协作理念,对青海人社信息化发展提供了重要的数据支撑。

  1、通过标准化工作,提升了档案利用价值。通过统一的档案标准,将全省档案数据集中管理,形成省级电子档案库,为跨区域、跨部门业务联办提供了审批调阅等服务,为全省通办奠定基础。

  

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跨区域业务联办


  2、通过业务与档案协作,解决了档案人工收集、分类等难点。首先,从源头上解决由于现在档案管理的人员较少、档案收集范围广、收集不全等问题,在业务受理时即时采集档案数据并自动分类,起到了事半功倍的效果;其次,依托系统进行档案采集等工作,有效减少了人员误操作等行为带来的业务风险,如档案丢失、分类错误、录入错误等,而且系统操作自动留痕,可随时进行数据追溯,让业务稽核时有据可依。

  

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解决存在困难


  3、档案管理自动化,提升了档案管理的效率。在业务受理时,通过接口实时获取档案数据并实现档案自动分类、实时归档、装盒、上架等,将原本人工档案管理的环节利用信息化手段替代,有效提升效率,减少人工成本。

  

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档案管理从人工管理向系统自动管理转变


  4、通过元数据配置,实现档案精准共享利用。通过扩充元数据项,实现电子档案原文数据的精准查找,随时随地提供业务凭证。同时为群众提供精准的参保/就业的数据轨迹,保障群众知情权。

  

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精准调用档案凭证


  5、档案数据交互全程留痕,实现业务监管。实现业务办理各环节之间相互制约和在线监督,既能促进参保人数外延式扩大,又能确保基金内涵式增长,有效防范社保基金流失,同时对应对老龄化高峰下的确保发放有着重要而深远的意义。

  

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全程留痕

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